Aandacht aan onze brein- en werkhygiëne
We gaan eerst in op de eigenheid van ons brein of hoe ons brein functioneert en zoeken naar manieren hoe we ons brein op een duurzame manier kunnen inzetten. Daarna doen we dit rond onze werkorganisatie en hoe we ons werk op een efficiënte en zorgzame manier plannen.

We hebben speling, maar deze is niet maximaal. Net als bij een kaartspel:  Je hebt geen controle over de kaarten die je krijgt, maar wel over de manier waarop je ermee speelt (Nancy Andreasen).

Breinhygiëne of hoe we ons brein kunnen inzetten op een duurzame wijze.

We worden overspoeld door een veelheid aan prikkels. Deze komen uit verschillende hoeken naar ons toe en op ons af, zowel van binnenuit als van buitenaf. De prikkels van binnenuit zijn onze vele gedachten die vaak erg associatief zijn en pingpongend werken, of  de signalen die ons lichaam ons zendt, enz. Van buitenaf zijn er de prikkels uit onze omgeving en uit de context waarin we ons bevinden. Deze prikkels zijn zowel rechtstreeks naar ons gericht, zoals de woorden van onze gesprekpartner als de latent aanwezige prikkels. Voorbeeld hier is de achtergrondmuziek van onze buurman of de geur van een lekkere maaltijd.

We worden constant geprikkeld en staan als dusdanig doorgaans in modus “aan”. Onze smartphones staan aan, de pop-up-berichten informeren ons dat er een nieuwe mail binnen komt, het whatsappbelletje klinkt bij elk nieuw bericht, …

Het switchen van onze aandacht is belastend voor ons brein. Onderbrekingen zijn vaak geïnduceerd door anderen. Er wordt ons bijvoorbeeld een vraag gesteld  door een collega, een cliënt belt ons op.  Een heel aantal van deze onderbrekingen worden ook door onszelf geïnitieerd. Als we ons bureau delen met een collega en we horen dat die collega een vervelend telefoontje heeft, dan nemen we zelf het initiatief om onze collega te ondersteunen, los van een gerichte vraag. De druk of dominantie om ons te laten leiden door hetgeen op ons afkomt – ook inputdominantie genoemd – is sterk. Het maakt het voor ons moeilijk om zelf sturing te geven en zelf te bepalen. Zo hebben we bijvoorbeeld de neiging om constant in te gaan op binnenkomende mails.

We kunnen ons maar op één ding tegelijk concentreren of gefocust zijn. We kunnen met andere woorden niet multifocussen.  Multitasken of verschillende dingen tegelijk doen, lukt ons àls we ons bij die verschillende taken niet moeten focussen. Bijvoorbeeld naar de radio luisteren terwijl we de woonkamer opruimen en nadenken over wat we gaan klaarmaken voor het avondeten.

Wat kunnen we nu met deze “weetjes”. Hoe willen we het “spel graag spelen”? Hoe sturen we onszelf? Wat bepalen we zelf en hoe doen we dat? Hoe soigneren we ons brein? Waar zijn we al zorgzaam en waar kan het beter?

Verminderen van prikkels
We kunnen de prikkels beperken of inperken. Zo kunnen we de pop-up functie bij mailberichten uitzetten, het automatische opstarten van een nieuw YouTube-filmpje als er eentje beëindigt stopzetten, de deur van ons bureau op bepaalde tijdstippen sluiten.

Bewust omgaan met rollen en taken
Bewust af en toe schuttingen plaatsen en ons de vraag stellen hoe we van de ene rol in de andere rol stappen. Hoe stap ik van de rol ‘hulpverlener’ in mijn rol als ouder? Wat heb ik nodig om er als ouder volledig te zijn, of omgekeerd? Zo kan het reizen naar ons werk met het openbaar vervoer ons de nodige mijmertijd geven en ervoor zorgen dat we de werkdag comfortabeler afsluiten. Daarnaast is het goed te overwegen welke taken hoeveel ruimte krijgen. In hoeverre bepalen we dat voldoende zelf en in hoeverre wordt dat in onze plaats gedaan, ook al zouden we daar meer autonomie in mogen nemen?

Zuiver focussen en ruimte geven aan verwerken
De focus leggen en deze ook vast houden kan door langer aan een zelfde activiteit te werken, prioriteiten te stellen en afleiding te vermijden. Het schakelen of switchen van één soort mentale activiteit naar een andere kunnen we beperken door langer aan één taak te blijven werken.

Of ons ook toelaten om niet heel de tijd gefocust te zijn en toelaten dat er ook genoeg tijd vrijkomt om niet aandachtig te moeten zijn. Vanuit de overload aan prikkels onze geest te laten overgaan in een toestand van onbewust bewustzijn, een soort mijmeren of “mind wandering”. Mind wanderen is een manier om ons hoofd mentaal bij te tanken. Het zijn momenten waarop we ogenschijnlijk ‘niets doen’, ons vervelen. Het heeft een dubbele functie nl. ontspannen en archivering. Daarnaast is er ook het aandacht geven, ruimte laten en toelaten om ‘te verwerken’. De verwerktijd – tijd nodig om tot emotioneel verwerken te komen – wordt vaak stiefmoederlijk behandeld en krijgt zelden ruimte in de uurroosters.

Alert zijn voor inputdominantie
Soms gaat het over letterlijke schuttingen plaatsen en de deur van ons bureau – ook letterlijk – sluiten. Gunnen we onszelf de mogelijkheid om aan taken door te werken door onze bureaudeur te sluiten? Durven we onbereikbaar te zijn? Zowel op individueel als op teamniveau is het zinvol ons de vraag te stellen wanneer we onbereikbaar zijn. En als we er prat opgaan bereikbaar te willen zijn àls het brand, dan is het zinvol scherp te krijgen wanneer het in onze dienst of organisatie brandt.  

En als afsluiter, onze scherm- en mailhygiëne
Hoe we ons scherm en onze mail inzetten is een keuze die we zowel als individu als met het team kunnen maken. Deze vragen kunnen we zelf of als groep collega’s hierover stellen: Over onze mailhygiëne;  Welke verwachtingen rond het mailverkeer leven er bij ons en ons team? Wat is de verwachte antwoordsnelheid? Hoe zetten we mails als communicatie-instrument in onze organisatie in? Zijn er afspraken rond het uur waarop werkberichten niet meer hoeven gelezen te worden? Worden deze afspraken individueel gemaakt of is dit eerder een teambeslissing?

En hoe zit het met schermhygiëne: Denken en bepalen we zelf en/of met ons team hoe we ingaan op whatsapp berichten vanuit team? En dan schermrust? Kiezen we er soms voor om onze smartphone af en toe uit te zetten?

Als tweede is er de werkhygiëne of hoe we op een efficiënte en zorgzame manier ons werk kunnen plannen.

De meeste mensen onderschatten hoe lang een taak kan duren, zelfs als ze de taak al eens eerder hebben gedaan. Dit is de “planning falacy of planningsfout”. We zijn later op vergaderingen, later met het afleveren van verslagen, enz. We schrijven onszelf ook een groter intellect en een groter concentratievermogen toe dan waarover we effectief beschikken. We negeren ook belemmerende factoren die ons van onze taak afhouden zoals een binnenkomend telefoontje of een onverwachtse vraag. Eén manier om ons tegen deze foutieve tijdsinschatting te beschermen is een buffer van 50% toe te voegen aan de hoeveelheid tijd die we inschatten ervoor nodig te hebben om een taak of project af te ronden. Als we bijvoorbeeld hebben ingeschat dat het ons tien minuten kost om onze zoon naar de voetbal te brengen, ga dan een kwartier voordat de training begint van huis weg. We kunnen ook systematisch buffers inbouwen. Vanuit de idee dat we sowieso toch nooit volledig kunnen anticiperen of ons voorbereiden op elk scenario omdat de toekomst daar gewoon te onvoorspelbaar voor is. Buffers inbouwen om de wrijving te verminderen die door het onverwachte wordt veroorzaakt.

We kunnen onze joker ook inzetten op maatwerk. Dit betekent bewust inplannen van die activiteiten die veel van onze vragen op de momenten waarop we het scherpst staan met als doel onze efficiëntie hoog te houden. Doorheen een dag zijn er momenten waarop we ons beter kunnen concentreren dan andere momenten. Zijn we ochtendmens, dan is onze concentratie beter ’s morgens dan in de namiddag.

Plan ook wanneer je die dag je olifant wil schieten: “ When you are hunting elephants, don’t get distracted chasing rabbits”. We worden sterk gemotiveerd bij het aanvinken of afhandelen van een to-do-lijst doordat onze endorfines voluit getriggerd worden: we ontvangen bevrediging op korte termijn, hier en nu. De zwaardere klussen met grotere intellectuele uitdaging stellen we makkelijker uit want deze bieden bevrediging op langere termijn. Door te vertrekken van onze optimale functioneringsmodus, kunnen we inzetten op een planning “op maat”. Dit ondersteunt onze veerkracht.

En soms mogen we ook kaarten langs de kant leggen. Soms is het goed om de ‘koelkast’ te gebruiken en te gaan voor een opgeruimd hoofd. Ons vermogen om informatie te verwerken is beperkt. De snelheid wordt vertraagd door onze gedachten, zorgen en ideeën die blijven rondspoken. We kunnen zoeken naar manieren om deze los te laten door gebruik te maken van een schriftje, een lijstje in je smartphone of tablet. Op regelmatige momenten kunnen we dit lijstje er dan bijnemen om te analyseren en acties te ondernemen.

Aandacht aan onze sterktes
Het is zinvol om onze sterktes te koesteren. Aandacht geven aan waar onze krachten en talenten zijn en deze inzetten, werkt in op onze veerkracht. We volbrengen deze activiteiten met minder moeite. Het levert ons energie op. Laten we zorgzaam zijn met de appels in onze appelmand  (we gaan daar dieper op in bij “kiezen”). Het kunnen inzetten van onze voorkeuren maakt het werk aangenamer, we hebben meer werksatisfactie.

Hoe meer we er in slagen om ons leven en ons werk in overeenstemming te brengen met onze talenten én onze waarden, hoe meer bevlogen we in het leven staan. We verbinden de meeste concrete uitnodiging  graag met de meest abstracte nl. de uitnodiging tot het waardengericht leven en werken.